KMU-Software für die Schweiz: von der Kundenanfrage zur bezahlten QR-Rechnung
Velro ist eine Schweizer KMU-Software mit KI für Betriebe, deren Aufträge per E-Mail beginnen. Velro beantwortet Kundenanfragen, erstellt Offerten und QR-Rechnungen und erinnert an offene Zahlungen. Ohne Abtippen, mit wenigen Klicks.
Was eine KMU-Software in der Schweiz können muss
Viele Programme decken das Büro ab, doch im Schweizer Alltag zählen die Details. Darauf solltest du achten:
- QR-Rechnung nach Schweizer Standard: Zahlteil mit Swiss QR Code, QR-Referenz oder Creditor Reference und strukturierten Adressen.
- MWST richtig ausweisen: Normalsatz 8.1 %, reduzierter Satz 2.6 % und Beherbergung 3.8 % je Position, auf Wunsch mit Rundung auf 5 Rappen.
- Offerte, Rechnung und Mahnung aus einem Guss: Aus der angenommenen Offerte wird die Rechnung, aus der überfälligen Rechnung die Zahlungserinnerung, ohne Daten neu zu erfassen.
- Landessprachen: Oberfläche und Texte auf Deutsch, Französisch und Italienisch.
- Datenschutz nach DSG: klare Angaben, wer welche Daten bearbeitet und wohin sie übermittelt werden.
Velro ist für genau diese Anforderungen gebaut. Wie der QR-Zahlteil aufgebaut ist, erklärt der Ratgeber zur QR-Rechnung.
Wo Velro in deinem Betrieb hinpasst
Die meisten KMU arbeiten mit mehreren Programmen: E-Mail für Kundenanfragen, Word oder Excel für Offerten und ein Buchhaltungsprogramm wie bexio, Abacus oder Banana für die Buchhaltung. Dazwischen wird viel abgetippt, von der Anfrage in die Offerte und von der Offerte in die Rechnung.
Genau dort setzt Velro an. Velro arbeitet in deinem Posteingang und führt dich von der Kundenanfrage zur bezahlten QR-Rechnung. Buchhaltung, Lohn und Jahresabschluss bleiben in deinem Buchhaltungsprogramm oder bei deinem Treuhänder.
| Aufgabe | So hilft Velro |
|---|---|
| Kundenanfrage beantworten | Antwortvorschlag mit deinen Leistungen und Preisen, du prüfst und sendest |
| Offerte erstellen | Positionen aus der E-Mail vorgeschlagen, PDF in deinem Design |
| Rechnung stellen | Aus der Offerte oder direkt aus der E-Mail, mit QR-Zahlteil |
| Zahlungen verfolgen | Teilzahlungen und Restbetrag im Blick, Überfälliges wird markiert |
| Nachfassen | Zahlungserinnerung und Mahnung mit QR-Zahlteil, Follow-ups bei offenen Offerten |
| Termine | Terminwünsche aus E-Mails mit einem Klick im Kalender |
Was die KI übernimmt und was du entscheidest
Die KI in Velro liest Kundenmails, erkennt das Anliegen und schreibt Vorschläge: Antworten, Offertpositionen und Rechnungen. Sie kennt dein Firmenwissen, also Leistungen, Preisregeln, häufige Fragen und deinen Ton. Mehr dazu beim KI-E-Mail-Assistenten.
Entscheiden tust du. Velro verschickt nichts von allein: Jede Antwort, Offerte und Rechnung prüfst du, bevor sie rausgeht. Einzig Follow-up-Regeln, die du ausdrücklich einschaltest, senden automatisch, und zwar genau den Text, den du festgelegt hast. Wo KI im Büro sonst hilft, zeigt der Ratgeber KI für KMU.
Für welche Betriebe Velro gemacht ist
Velro passt zu Betrieben, bei denen Aufträge per E-Mail beginnen und die ihre Offerten und Rechnungen selbst schreiben:
- Handwerk und Bau: Maler, Elektriker, Sanitär, Schreiner, Gartenbau
- Dienstleister: Reinigung, Umzug, Hauswartung, IT-Support
- Agenturen und Beratung: alle, die Projekte offerieren und abrechnen
Ob Einzelfirma oder Team mit eigenem Büro: Du startest klein und erweiterst, wenn dein Betrieb wächst.
Preise
Velro gibt es als fixen Plan (Basic CHF 39, Pro CHF 99, Business CHF 199 pro Monat, zzgl. allfälliger MWST) oder als individuellen Plan ab CHF 18 pro Monat, in dem du nur die Module buchst, die du brauchst. Offerten und QR-Rechnungen sind ab dem Pro-Plan enthalten oder einzeln als Modul buchbar. Alle Pläne kannst du 14 Tage kostenlos testen. Alle Preise ansehen
So findest du die passende KMU-Software
- Wo geht heute Zeit verloren? Schreib eine Woche lang auf, welche Büroarbeiten sich wiederholen. Dort bringt Software am meisten.
- Schweizer Standards prüfen: QR-Rechnung, MWST-Sätze, Rundung auf 5 Rappen und Landessprachen sollten selbstverständlich sein.
- Passt sie zu deinen Werkzeugen? Postfach, Kalender und Buchhaltung sollen bleiben dürfen. Jeder Wechsel kostet Zeit.
- Datenschutz klären: Wo laufen die Server, welche Anbieter bearbeiten Daten und werden sie für KI-Training genutzt?
- Mit echten Fällen testen: Nutze die Testphase mit echten Anfragen. Nach zwei Wochen weisst du, ob die Software zu deinem Alltag passt.
Quellen
Häufige Fragen
Ist Velro eine Buchhaltungssoftware?
Nein. Velro deckt den Weg von der Kundenanfrage bis zur bezahlten Rechnung ab: Antworten, Offerten, QR-Rechnungen, Zahlungen und Mahnungen. Buchhaltung, Lohn und Jahresabschluss erledigst du weiter in deinem Buchhaltungsprogramm oder mit deinem Treuhänder.
Muss ich mein E-Mail-Postfach wechseln?
Nein. Velro verbindet sich mit Gmail, Outlook und Microsoft 365 oder jedem Postfach mit IMAP und SMTP, zum Beispiel bei Hostpoint, Infomaniak oder bluewin. Antworten, Offerten und Rechnungen gehen über dein eigenes Konto raus.
Eignet sich Velro auch für eine Einzelfirma?
Ja. Mit einem individuellen Plan buchst du nur die Module, die du brauchst, zum Beispiel nur QR-Rechnungen. Wächst dein Betrieb, wechselst du jederzeit auf einen grösseren Plan mit mehr Postfächern und Teammitgliedern.
Wo werden meine Daten bearbeitet?
Velro läuft auf Servern in der Schweiz. Für die KI-Funktionen übermittelt Velro nur die nötigen Inhalte an OpenAI oder Anthropic. Diese bearbeiten sie auch in den USA und verwenden sie nicht zum Training ihrer Modelle. Details stehen in der Datenschutzerklärung.
Gibt es Velro auch auf Französisch und Italienisch?
Ja. Die Oberfläche gibt es auf Deutsch, Französisch, Italienisch und Englisch. Die KI schreibt Antworten, Offerten und Rechnungen in der Sprache, die du für deine Firma einstellst.
Von der Kundenanfrage zur bezahlten QR-Rechnung
Velro schreibt Antworten, Offerten und Schweizer QR-Rechnungen direkt aus deinen E-Mails. 14 Tage kostenlos testen.
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