QR-Rechnung in der Schweiz: Aufbau, Referenzen und häufige Fehler
Die QR-Rechnung ist seit 2022 der Standard für Rechnungen in der Schweiz. Hier erfährst du, wie sie aufgebaut ist, welche Referenz zu deinem Konto passt und worauf KMU achten sollten.
Von Elias Felder · aktualisiert am 4.10.2026
Was ist eine QR-Rechnung?
Eine QR-Rechnung ist eine Rechnung mit einem standardisierten Zahlteil. Herzstück ist der Swiss QR Code mit dem Schweizerkreuz in der Mitte. Er enthält alle Zahlungsangaben: Konto, Zahlungsempfänger, Betrag, Währung, Referenz und Mitteilung. Wer die Rechnung bezahlt, scannt den Code im E-Banking oder in der Banking-App, statt Zahlen abzutippen.
Eingeführt wurde die QR-Rechnung am 30. Juni 2020. Seit dem 1. Oktober 2022 werden die alten roten und orangen Einzahlungsscheine nicht mehr verarbeitet.
Aufbau: Empfangsschein und Zahlteil
Unten auf der Rechnung, meist auf der ersten Seite, steht ein Streifen von 210 × 105 mm, also die volle A4-Breite. Er besteht aus zwei Teilen:
- Empfangsschein links (62 × 105 mm): die wichtigsten Angaben für den Zahler, etwa für die Einzahlung am Postschalter.
- Zahlteil rechts (148 × 105 mm, A6 quer): der Swiss QR Code (46 × 46 mm) und daneben dieselben Angaben in Textform.
Im Bereich des Zahlteils darf nichts anderes stehen. Verschickst du die Rechnung auf Papier, muss sie auf perforiertem Papier gedruckt sein, damit sich der Zahlteil sauber abtrennen lässt. Bei PDF-Rechnungen markiert stattdessen eine Linie mit Scheren-Symbol den Zahlteil.
Welche Referenz passt zu meinem Konto?
| Konto | Referenz | Typisch für |
|---|---|---|
| QR-IBAN | QR-Referenz (27 Ziffern) | Betriebe mit vielen Rechnungen und automatischem Zahlungsabgleich |
| Normale IBAN | Creditor Reference (beginnt mit RF) | KMU, die ihr bestehendes Konto nutzen wollen |
| Normale IBAN | Ohne Referenz | Einzelfälle; der Abgleich läuft dann über die Mitteilung |
Eine QR-Referenz funktioniert nur mit einer QR-IBAN, die du bei deiner Bank beantragst. Für die meisten kleinen Betriebe reicht die normale IBAN mit Creditor Reference. Auch damit lassen sich Zahlungen eindeutig einer Rechnung zuordnen.
Pflichtangaben im Zahlteil
- Konto (IBAN oder QR-IBAN) und Zahlungsempfänger mit Adresse
- Währung: CHF oder EUR
- Betrag (optional, aber für Rechnungen üblich)
- Zahlungspflichtiger mit Adresse (empfohlen, damit die Zahlung zugeordnet werden kann)
- Referenz und zusätzliche Informationen, zum Beispiel die Rechnungsnummer
Adressen müssen strukturiert erfasst sein, also Strasse und Hausnummer, Postleitzahl und Ort in getrennten Feldern. Die frühere kombinierte Adressform ist seit dem 21. November 2025 nicht mehr zulässig. Prüfe deshalb, ob deine Rechnungssoftware Adressen getrennt speichert.
Häufige Fehler
- QR-Referenz mit normaler IBAN: Die Bank lehnt die Zahlung ab. Mit normaler IBAN gehört eine RF-Referenz oder keine Referenz in den Code.
- Unvollständige Adresse des Kunden: Fehlen Strasse oder Ort, kann die Software keinen gültigen Zahlungspflichtigen setzen, und der Abgleich wird schwieriger.
- Zu klein gedruckter QR-Code: Wird der Zahlteil verkleinert, lässt sich der Code oft nicht mehr scannen.
- Falscher offener Betrag nach Teilzahlungen: Bei Anzahlungen, Teilzahlungen oder Mahnungen muss der Zahlteil den tatsächlich offenen Betrag zeigen.
QR-Rechnungen schreiben, ohne abzutippen
Mit Velro entsteht die QR-Rechnung direkt aus der angenommenen Offerte oder aus der Kunden-E-Mail. Referenzart, strukturierte Adressen und offener Betrag nach Anzahlungen und Teilzahlungen setzt Velro automatisch. Bleibt eine Rechnung offen, fasst du mit einer Zahlungserinnerung nach, wieder mit QR-Zahlteil.
Massgebend sind die Schweizer Implementation Guidelines zur QR-Rechnung von SIX. Dieser Artikel gibt einen Überblick und ersetzt keine Beratung durch deine Bank.
Quellen
Häufige Fragen
Seit wann gibt es die QR-Rechnung?
Die QR-Rechnung wurde am 30. Juni 2020 eingeführt. Seit dem 1. Oktober 2022 ersetzt sie die früheren roten und orangen Einzahlungsscheine vollständig.
Muss auf einer QR-Rechnung ein Betrag stehen?
Nein. Der Betrag kann leer bleiben, dann trägt ihn der Zahler selbst ein. Für normale Rechnungen ist ein fixer Betrag aber üblich und sinnvoll.
Was ist der Unterschied zwischen QR-IBAN und IBAN?
Die QR-IBAN ist eine eigene Kontonummer für Zahlungen mit QR-Referenz. Du erkennst sie an der Instituts-Identifikation an der 5. bis 9. Stelle im Bereich 30000 bis 31999. Mit einer normalen IBAN verwendest du eine Creditor Reference (RF) oder keine Referenz.
Darf ich die QR-Rechnung per E-Mail als PDF verschicken?
Ja. Ein PDF mit dem Zahlteil ist üblich, die Linie mit Scheren-Symbol zeigt dort den Zahlteil an. Wichtig ist, dass der QR-Code am Bildschirm und ausgedruckt scanbar bleibt. Für den Versand auf Papier ist perforiertes Papier vorgeschrieben.
Von der Kundenanfrage zur bezahlten QR-Rechnung
Velro schreibt Antworten, Offerten und Schweizer QR-Rechnungen direkt aus deinen E-Mails. 14 Tage kostenlos testen.
Weiterlesen
- QR-Rechnung erstellen · Rechnung mit QR-Code gratis und unbegrenzt erstellen: Logo, Positionen, MWST und QR-Zahlteil nach Schweizer Standard. Ohne Anmeldung, sofort als PDF.
- QR-Rechnungssoftware · Schweizer QR-Rechnungen mit QR-Zahlteil direkt aus der Offerte oder Kunden-E-Mail erstellen, versenden und offene Zahlungen im Blick behalten.
- Zahlungserinnerung und Mahnung in der Schweiz · Wann ist ein Kunde in Verzug, wie viele Mahnungen sind üblich, sind Mahngebühren erlaubt und was kommt nach der letzten Mahnung? Überblick für KMU.
- Offerte schreiben: Aufbau und Tipps · Was in eine Offerte gehört, wie lange sie gilt, wie du die MWST richtig ausweist und wie du aus einer Anfrage schneller eine überzeugende Offerte machst.