Zahlungserinnerungen und Mahnungen, ohne Briefe zu schreiben

Überfällige Rechnungen fasst du mit Velro in drei Stufen nach: Zahlungserinnerung, 1. Mahnung und letzte Mahnung. Jede mit QR-Zahlteil über den offenen Betrag, per E-Mail oder per Post.

Drei Stufen, klar geregelt

  1. Zahlungserinnerung: freundlich, ohne Vorwurf, mit neuer Frist.
  2. 1. Mahnung: bestimmter im Ton, auf Wunsch mit Mahngebühr.
  3. Letzte Mahnung: mit dem Hinweis, dass weitere Schritte folgen können.

Für jede Stufe legst du Gebühr, Zahlungsfrist und Text fest. Die Standardtexte gibt es auf Deutsch, Französisch, Italienisch und Englisch, mit Platzhaltern für Rechnungsnummer, offenen Betrag und neue Frist.

Mit QR-Zahlteil über den offenen Betrag

Jede Mahnung ist ein PDF im Design deiner Rechnungen: Brief, Betragsaufstellung (Rechnungsbetrag, Anzahlung, bereits bezahlt, Mahngebühren, offener Betrag) und unten der QR-Zahlteil. Er trägt dieselbe Referenz wie die Rechnung, damit du die Zahlung eindeutig zuordnen kannst.

Von Hand, mit Freigabe oder automatisch

  • Von Hand: Auf jeder überfälligen Rechnung erscheint «Zahlungserinnerung senden». Im Dialog passt du Gebühr, Frist und Text an und siehst vorab das PDF.
  • Sammelversand: In der Übersicht «Mahnungen fällig» wählst du mehrere Rechnungen aus und mahnst sie auf einmal.
  • Mit Freigabe: Velro meldet dir einmal täglich, welche Rechnungen bereit sind.
  • Automatisch: Velro mahnt zur gewählten Zeit, auf Wunsch nur Montag bis Freitag, und schickt dir danach eine Übersicht.

Sicher statt doppelt

Unmittelbar vor jedem Versand prüft Velro, ob die Rechnung noch offen und die Stufe wirklich fällig ist. Ein Kunde erhält dieselbe Stufe nie zweimal, und zu einer bereits bezahlten Rechnung geht keine Mahnung raus. Zahlt ein Kunde nur den Rechnungsbetrag ohne Gebühr, kannst du die offenen Gebühren mit einem Klick erlassen.

Wann ein Kunde in Verzug ist und was nach der letzten Mahnung kommt, liest du im Ratgeber zur Mahnung in der Schweiz.

Häufige Fragen

Werden Mahnungen automatisch verschickt?

Nur, wenn du es willst. Standardmässig mahnst du von Hand. Mit «Mit Freigabe» meldet dir Velro fällige Mahnungen, und du sendest sie. Mit «Automatisch» verschickt Velro sie zur eingestellten Zeit und informiert dich danach.

Darf ich Mahngebühren verlangen?

In der Schweiz sind Mahngebühren gesetzlich nicht vorgesehen. Du solltest sie nur verlangen, wenn sie mit dem Kunden vereinbart sind, zum Beispiel in deinen AGB. In Velro stellst du pro Stufe eine Gebühr ein, Standard ist keine.

Was passiert, wenn der Kunde inzwischen bezahlt hat?

Sobald eine Rechnung bezahlt ist, wird sie nicht mehr gemahnt. Velro prüft den Zahlungsstand unmittelbar vor jedem Versand.

Was kommt nach der letzten Mahnung?

Velro hat drei Stufen. Danach bleibt die Rechnung als überfällig markiert. Eine Betreibung leitest du selbst beim zuständigen Betreibungsamt ein, Velro macht das nicht.

Von der Kundenanfrage zur bezahlten QR-Rechnung

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