KI für KMU: Wo künstliche Intelligenz im Büro heute wirklich hilft

Wo KI im Büro heute zuverlässig hilft

Sprachmodelle sind stark darin, Texte zu verstehen, zusammenzufassen und zu schreiben. Im KMU-Büro passt das zu vielen wiederkehrenden Aufgaben:

• E-Mails sortieren: Anfrage, Terminwunsch, Reklamation oder Rechnung? KI erkennt das Anliegen und wie dringend es ist.
• Antworten vorschreiben: Auf Fragen zu Preisen, Verfügbarkeit oder Ablauf entsteht ein Entwurf in deinem Ton.
• Offerten vorbereiten: KI liest aus einer Anfrage heraus, was der Kunde will, und schlägt passende Positionen vor.
• Rechnungen übernehmen: Angaben aus Offerte und E-Mail-Verlauf landen in der Rechnung, statt abgetippt zu werden.
• Termine erkennen: Terminwünsche in E-Mails werden erkannt und als Kalendereintrag vorgeschlagen.
• Zusammenfassen und übersetzen: lange Verläufe auf den Punkt bringen und Kunden in ihrer Landessprache antworten.

Wo du besser selbst entscheidest

KI formuliert überzeugend, auch wenn sie sich irrt. Fachleute sprechen von Halluzinationen. Darum gilt: KI schlägt vor, ein Mensch gibt frei. Besonders bei diesen Punkten:

• Preise, Rabatte und Termine, die du verbindlich zusagst
• rechtliche Aussagen wie Garantie, Haftung oder Kündigung
• heikle Situationen wie Reklamationen oder Streit um Zahlungen
• Zahlen und Beträge, bevor sie in eine Offerte oder Rechnung gehen

Gute KI-Software ist so gebaut, dass du jeden Vorschlag prüfst, bevor er das Haus verlässt.

Allgemeiner Chatbot oder KI in der Fachsoftware?

Allgemeine Chatbots wie ChatGPT sind vielseitig und für den Einstieg gut. Im Alltag heisst das aber: E-Mail kopieren, Zusammenhang erklären, Antwort zurückkopieren, Preise selbst nachschlagen. Der Chatbot kennt weder deine Leistungen noch deine Kunden.

KI in einer Fachsoftware arbeitet dort, wo die Arbeit anfällt, zum Beispiel direkt im Posteingang. Sie kennt dein hinterlegtes Firmenwissen, und das Ergebnis ist gleich eine Antwort, Offerte oder Rechnung. Für wiederkehrende Aufgaben ist das meist der direktere Weg, für einmalige Texte reicht oft ein Chatbot.

Datenschutz: Was das DSG verlangt

Für KI gibt es in der Schweiz kein eigenes Gesetz. Der Eidgenössische Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragte (EDÖB) hält fest, dass das Datenschutzgesetz direkt auf KI-gestützte Datenbearbeitungen anwendbar ist. Für ein KMU heisst das vor allem:

• Transparenz: Zweck, Funktionsweise und Datenquellen offenlegen. Wer mit einem Chatbot kommuniziert, hat ein Recht, das zu wissen.
• Nur nötige Daten: Gib der KI nur, was sie für die Aufgabe braucht.
• Auftragsbearbeitung: Mit dem KI-Anbieter braucht es einen Vertrag, der regelt, wie er die Daten bearbeitet (Art. 9 DSG).
• Übermittlung ins Ausland: Viele KI-Anbieter bearbeiten Daten in den USA. Das ist zulässig, wenn ein angemessener Schutz gewährleistet ist, etwa über das Swiss-U.S. Data Privacy Framework oder Standardvertragsklauseln (Art. 16 DSG).
• Kein Training mit deinen Daten: Kläre, ob der Anbieter Eingaben zum Training verwendet. Bei Geschäftskonten und Schnittstellen (API) ist das oft ausgeschlossen.

Dieser Ratgeber ersetzt keine Rechtsberatung. Bei heiklen Daten, zum Beispiel Gesundheitsdaten, lohnt sich eine Fachperson.

So fängst du klein an

1. Eine Aufgabe wählen: Nimm eine Arbeit, die sich oft wiederholt, zum Beispiel Antworten auf Preisanfragen.
2. Firmenwissen hinterlegen: Leistungen, Preise, häufige Fragen und deinen Ton. Je besser die KI deinen Betrieb kennt, desto weniger musst du nachbessern.
3. Zwei Wochen testen: Prüfe jeden Vorschlag. So merkst du schnell, wo die KI sicher ist und wo nicht.
4. Erst dann ausbauen: Offerten, Rechnungen und Mahnungen kommen dazu, wenn die erste Aufgabe rund läuft.

Velro ist eine KMU-Software, die genau so arbeitet: Die KI liest im Posteingang mit und schreibt Antworten, Offerten und QR-Rechnungen vor. Du prüfst und sendest.