QR-Rechnungen erstellen, ohne abzutippen

Mit Velro wird aus der Offerte oder direkt aus der Kunden-E-Mail eine Schweizer QR-Rechnung mit QR-Zahlteil. Du prüfst, versendest per E-Mail oder Post und siehst, was bezahlt ist und was offen bleibt.

So entsteht eine QR-Rechnung in Velro

  1. Aus der Offerte: Hat der Kunde zugesagt, wandelst du die angenommene Offerte mit einem Klick in eine Rechnung um, auch aufgeteilt in Anzahlung und Schlussrechnung.
  2. Aus der E-Mail: Schreibt dir ein Kunde nach getaner Arbeit, liest Velro den ganzen Verlauf und schlägt die Positionen mit deinen Leistungen und Preisen vor. Eine Offerte vorher ist nicht nötig.
  3. Von Hand: Positionen, Mengen, Einheiten und MWST-Satz selbst erfassen, auf Wunsch mit 5-Rappen-Rundung.

Beim Versand fixiert Velro die Zahlungsreferenz sowie die Firmen- und Kundenangaben. Sie bleiben danach unverändert, auch wenn du später deine Adresse oder dein Logo änderst. Betragsaufstellung und QR-Zahlteil zeigen beim erneuten Herunterladen immer den aktuell offenen Betrag.

Der QR-Zahlteil nach Schweizer Standard

Jede Rechnung erhält unten den Zahlteil mit Empfangsschein und Swiss QR Code. Deine Kunden scannen ihn im E-Banking oder in der Banking-App, Betrag, Konto und Referenz sind damit bereits ausgefüllt.

  • QR-Referenz bei QR-IBAN, sonst Creditor Reference (RF) mit deiner normalen IBAN
  • Strukturierte Adressen für Zahlungsempfänger und Zahlungspflichtigen
  • Rechnungsnummer und Titel als Mitteilung im Zahlteil
  • Offener Betrag nach Anzahlung, Teilzahlungen und allfälligen Mahngebühren

Wie die QR-Rechnung aufgebaut ist und worauf du achten musst, erklären wir im Ratgeber zur QR-Rechnung.

Versenden und Zahlungen im Blick behalten

Velro verschickt die Rechnung als PDF über dein eigenes Postfach (Gmail, Outlook oder IMAP), mit Begleittext und Betragsübersicht in der E-Mail. Danach erfasst du Zahlungen, siehst Teilzahlungen und den Restbetrag. Überfällige Rechnungen werden automatisch markiert, und du kannst sie mit einer Zahlungserinnerung oder Mahnung nachfassen.

Dein Design auf jeder Rechnung

Logo, Akzentfarbe, Schrift, Tabellenstil und Fusszeile stellst du einmal ein. Die Vorschau zeigt das echte PDF mit deinen Firmendaten. Offerten und Rechnungen sehen damit einheitlich aus.

Häufige Fragen

Brauche ich für QR-Rechnungen eine QR-IBAN?

Nein. Mit deiner normalen IBAN erstellt Velro QR-Rechnungen mit einer Creditor Reference (RF-Referenz). Hast du eine QR-IBAN von deiner Bank, verwendet Velro automatisch die 27-stellige QR-Referenz.

Kann ich Anzahlungen und Schlussrechnungen stellen?

Ja. Du kannst eine Offerte in eine Anzahlungsrechnung und eine Schlussrechnung aufteilen. Die Schlussrechnung zieht die Anzahlung automatisch ab, der QR-Zahlteil enthält nur den Restbetrag.

Was passiert, wenn der Kunde nur einen Teil bezahlt?

Du erfasst die Teilzahlung, Velro zeigt den offenen Restbetrag und markiert die Rechnung nach Ablauf der Frist als überfällig. Zahlungserinnerungen enthalten einen QR-Zahlteil über genau den offenen Betrag.

Kann ich QR-Rechnungen auch per Post verschicken?

Ja. Das PDF ist für Schweizer Fensterkuverts (links oder rechts) ausgelegt. Für den Postversand druckst du es auf Papier mit Perforation für den QR-Zahlteil (so verlangt es der Standard) und hältst die Rechnung in Velro als per Post versendet fest.

In welchen Währungen funktioniert der QR-Zahlteil?

Der Schweizer QR-Zahlteil ist für Franken (CHF) und Euro (EUR) definiert. Für andere Währungen schreibt Velro die Bankverbindung auf die Rechnung.

Von der Kundenanfrage zur bezahlten QR-Rechnung

Velro schreibt Antworten, Offerten und Schweizer QR-Rechnungen direkt aus deinen E-Mails. 14 Tage kostenlos testen.

Weiterlesen

  • QR-Rechnung erstellen · Rechnung mit QR-Code gratis und unbegrenzt erstellen: Logo, Positionen, MWST und QR-Zahlteil nach Schweizer Standard. Ohne Anmeldung, sofort als PDF.
  • QR-Rechnung in der Schweiz: das Wichtigste · Wie die Schweizer QR-Rechnung aufgebaut ist, wann du eine QR-IBAN brauchst, welche Referenz passt und welche Fehler KMU häufig machen.
  • Zahlungserinnerungen und Mahnungen · Überfällige Rechnungen in drei Stufen nachfassen: Zahlungserinnerung, 1. Mahnung, letzte Mahnung. Mit QR-Zahlteil, von Hand oder automatisch.
  • Offerten erstellen · Velro liest die Kundenanfrage und füllt die Offerte mit deinen Leistungen und Preisen. Als PDF in deinem Design versenden, Annahme automatisch erkennen.