Rappels de paiement et sommations, sans écrire de lettres

Avec Velro, vous relancez les factures échues en trois niveaux : rappel de paiement, 1re sommation et dernière sommation. Chacun avec une section paiement QR portant sur le montant ouvert, par e-mail ou par la poste.

Trois niveaux, clairement définis

Rappel de paiement : aimable, sans reproche, avec un nouveau délai.
1re sommation : plus ferme, avec des frais de rappel si vous le souhaitez.
Dernière sommation : avec la mention que d’autres démarches peuvent suivre.

Pour chaque niveau, vous définissez frais, délai de paiement et texte. Les textes standard existent en français, allemand, italien et anglais, avec des variables pour le numéro de facture, le montant ouvert et le nouveau délai.

Avec section paiement QR sur le montant ouvert

Chaque rappel est un PDF à l’image de vos factures : lettre, décompte (montant de la facture, acompte, déjà payé, frais de rappel, montant ouvert) et, en bas, la section paiement QR. Elle porte la même référence que la facture, pour que vous puissiez attribuer le paiement sans ambiguïté.

Manuellement, avec validation ou automatiquement

Manuellement : sur chaque facture échue apparaît « Envoyer un rappel de paiement ». Dans la fenêtre, vous adaptez frais, délai et texte et voyez le PDF à l’avance.
Envoi groupé : dans l’aperçu « Rappels dus », sélectionnez plusieurs factures et relancez-les en une fois.
Avec validation : Velro vous signale une fois par jour les factures prêtes.
Automatique : Velro relance à l’heure choisie, si vous le souhaitez du lundi au vendredi seulement, puis vous envoie un récapitulatif.

Fiable plutôt qu’à double

Juste avant chaque envoi, Velro vérifie que la facture est toujours ouverte et que le niveau est vraiment dû. Un client ne reçoit jamais deux fois le même niveau, et aucune sommation ne part pour une facture déjà payée. Si un client ne paie que le montant de la facture sans les frais, vous pouvez renoncer aux frais ouverts d’un clic.

Quand un client est en demeure et que faire après la dernière sommation : lisez le guide sur le rappel de paiement en Suisse.

Questions fréquentes

Les sommations sont-elles envoyées automatiquement ?

Seulement si vous le voulez. Par défaut, vous relancez manuellement. Avec « Avec validation », Velro vous signale les rappels dus et vous les envoyez. Avec « Automatique », Velro les envoie à l’heure choisie et vous informe ensuite.

Ai-je le droit de facturer des frais de rappel ?

En Suisse, la loi ne prévoit pas de frais de rappel. Ne les facturez que s’ils ont été convenus avec le client, par exemple dans vos conditions générales. Dans Velro, vous définissez des frais par niveau, aucun par défaut.

Que se passe-t-il si le client a payé entre-temps ?

Dès qu’une facture est payée, elle n’est plus relancée. Velro vérifie l’état des paiements juste avant chaque envoi.

Et après la dernière sommation ?

Velro compte trois niveaux. Ensuite, la facture reste marquée comme échue. Une poursuite, vous l’engagez vous-même auprès de l’office des poursuites compétent ; Velro ne le fait pas.

De la demande client à la facture QR payée

Velro rédige réponses, offres et factures QR suisses directement depuis vos e-mails. Essai gratuit de 14 jours.