Rappel de paiement et sommation en Suisse : comment les PME procèdent

Quand un client est-il en demeure ?

L’article 102 du Code des obligations (CO) est déterminant. Si une créance est exigible, le débiteur n’est en principe mis en demeure que par une interpellation, c’est-à-dire un rappel. Si les parties ont toutefois convenu d’un jour d’échéance déterminé, par exemple « payable jusqu’au 31 octobre », la demeure survient à l’expiration de ce jour, même sans rappel.

En pratique : le jour d’échéance doit être convenu avec le client. Une date qui figure seulement sur la facture ne suffit pas automatiquement. Le plus sûr est de fixer le délai de paiement dès l’offre, que le client accepte avec la commande. « Payable à 30 jours » est usuel, mais que cela constitue un jour d’échéance déterminé n’est juridiquement pas toujours évident.

Le déroulement usuel en trois niveaux

1. Rappel de paiement : quelques jours après l’échéance, formulé aimablement. Souvent, la facture a simplement été oubliée. Un nouveau délai de 10 à 14 jours est usuel.
2. 1re sommation : si le paiement ne vient pas, une sommation plus ferme suit avec un nouveau délai. Les éventuels frais de rappel convenus s’y ajoutent.
3. Dernière sommation : elle annonce que d’autres démarches suivront à défaut de paiement, par exemple la poursuite.

Le nombre de niveaux n’est pas prescrit par la loi. L’important est un déroulement clair et constant, pour que les clients sachent à quoi s’en tenir.

Ce qu’une sommation doit contenir

• Numéro de facture, date de la facture et échéance initiale
• Montant de la facture, paiements déjà reçus et montant ouvert
• Éventuels frais de rappel et intérêts moratoires, indiqués séparément
• Un nouveau délai de paiement concret, avec date
• Un bulletin portant sur le montant ouvert, aujourd’hui sous forme de section paiement QR
• Une phrase pour le cas où le paiement serait déjà en route

Frais de rappel et intérêts moratoires

Intérêts moratoires : dès la demeure, le client doit selon l’art. 104 CO un intérêt de 5 % par an, sauf si un autre taux a été convenu. Pour de petits montants et de courts retards, beaucoup de PME y renoncent.

Frais de rappel : la loi ne connaît pas de frais de rappel forfaitaires. Ils sont exigibles lorsqu’ils ont été convenus, par exemple dans des conditions générales acceptées par le client. Sans une telle convention, vous ne pouvez faire valoir, au-delà des intérêts moratoires, qu’un dommage supplémentaire prouvé (art. 106 CO).

Et après la dernière sommation ?

Si la dernière sommation reste sans effet, l’étape suivante est généralement la poursuite. Vous déposez une réquisition de poursuite auprès de l’office des poursuites du domicile ou du siège du débiteur. L’office notifie au débiteur un commandement de payer. Il peut former opposition dans les dix jours ; vous devez alors faire valoir votre créance par la voie judiciaire.

Auparavant, un appel ou un message personnel vaut souvent la peine. Beaucoup de retards de paiement ont des raisons simples, par exemple une mauvaise adresse ou une question ouverte sur la facture.

Relancer sans écrire de lettres

Avec les rappels de paiement de Velro, vous établissez rappel, 1re sommation et dernière sommation en quelques clics : avec décompte, nouveau délai et section paiement QR sur le montant ouvert. Si vous le souhaitez, Velro vous signale les rappels dus ou les envoie automatiquement.

Cet article donne un aperçu général et ne remplace pas un conseil juridique. Pour des cas concrets, adressez-vous à une personne spécialisée, par exemple votre fiduciaire ou une avocate.