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Conditions générales (CG)

État : 14 octobre 2026

1. Champ d’application

Les présentes conditions générales (CG) s’appliquent à l’utilisation de la plateforme « Velro » (ci-après « service »), exploitée par Elias Felder (entreprise individuelle, IDE CHE-483.754.601), Reichensteinerstrasse 15, 4153 Reinach BL, Suisse (ci-après « fournisseur »).

En s’inscrivant au service ou en l’utilisant, l’utilisateur accepte les présentes CG. Les conditions divergentes de l’utilisateur ne sont pas reconnues.

2. Description des prestations

Velro propose une solution de back-office assistée par l’IA pour les PME, avec les fonctions suivantes :

Analyse des e-mails et propositions de réponse assistées par l’IA
Planification des rendez-vous et intégration d’agenda
Établissement et gestion d’offres
Facturation avec section paiement QR suisse
Messages de relance automatiques
Gestion des contacts
Fonctions d’équipe
Analytics et reporting

L’étendue des fonctions disponibles dépend de l’abonnement choisi (Basic, Pro, Business ou une formule composée individuellement de modules). Les abonnements s’appliquent par entreprise (espace de travail de l’entreprise) : qui gère plusieurs entreprises conclut un abonnement distinct pour chacune et reçoit des factures distinctes.

3. Inscription et compte utilisateur

L’utilisation requiert une inscription. L’utilisateur est tenu de fournir des indications véridiques et de traiter ses données d’accès de manière confidentielle.

L’utilisateur répond de toutes les activités effectuées via son compte.

4. Prix et paiement

Les prix actuels peuvent être consultés sur le site velro.ch. Tous les prix s’entendent hors TVA éventuelle. Le fournisseur n’est actuellement pas assujetti à la TVA ; aucune TVA n’est donc perçue ni indiquée. Si le fournisseur devient assujetti, la TVA au taux légal s’ajoute aux prix ; l’utilisateur en est informé par e-mail au moins 30 jours à l’avance.

La facturation a lieu d’avance, mensuellement ou annuellement selon l’intervalle choisi. Le paiement est traité par le prestataire de paiement Stripe.

Le fournisseur se réserve le droit d’adapter les prix moyennant un préavis de 30 jours. L’utilisateur est informé des modifications de prix par e-mail.

Outils gratuits et documents Premium

Les outils gratuits de velro.ch (p. ex. facture QR, offre, rappel) peuvent être utilisés gratuitement sans compte. Les documents créés gratuitement portent la mention « Créé avec Velro ». L’utilisateur est responsable de l’exactitude des données et de l’utilisation des documents.

Les documents Premium s’achètent par paquet en paiement unique via Stripe ; aucun abonnement n’est conclu. Un document Premium est consommé lors du premier téléchargement d’un nouveau document ; le même document aux données inchangées peut être retéléchargé sans nouvelle consommation. Le crédit n’expire pas. Il est lié au navigateur ou au lien envoyé par e-mail ; quiconque connaît le lien peut utiliser le crédit. Si un document Premium ne peut pas être créé pour des raisons techniques, aucun crédit n’est consommé. Le remboursement du crédit acheté est exclu, sauf si le fournisseur cesse de proposer les documents Premium ; le crédit non utilisé est alors remboursé au prorata. Les abonnés disposant du module correspondant (factures ou offres) utilisent les documents Premium sans crédit.

5. Période d’essai gratuite

Les nouveaux utilisateurs bénéficient une seule fois d’une période d’essai gratuite de 14 jours, pour une entreprise nouvellement créée n’ayant jamais eu d’abonnement. Le début de la période d’essai requiert l’enregistrement d’un moyen de paiement valable. À l’issue de la période d’essai, l’abonnement choisi se transforme automatiquement en abonnement payant et le moyen de paiement enregistré est débité, sauf si l’abonnement est résilié avant la fin de la période d’essai. La résiliation est possible à tout moment et sans frais pendant la période d’essai via les paramètres du compte.

Actions d’invitation : un lien ou un code d’invitation personnel peut prévoir une période d’essai différente, par exemple d’une durée plus longue, même si la période d’essai ordinaire a déjà été utilisée. Les conditions de l’invitation concernée priment le présent chiffre. Si une invitation prévoit un démarrage sans moyen de paiement, l’abonnement prend fin automatiquement à l’issue de la période d’essai si aucun moyen de paiement n’a été enregistré d’ici là ; aucun frais n’est occasionné.

Reprise d’une entreprise : qui reprend une entreprise existante en tant que propriétaire ne bénéficie pas de période d’essai. Si la durée restante déjà payée par l’ancien propriétaire est d’au moins 49 heures, le nouvel abonnement ne commence qu’à son terme. Si la durée restante est plus courte, il commence immédiatement pour des raisons techniques ; le chevauchement de moins de 49 heures n’est pas remboursé.

6. Durée du contrat et résiliation

L’abonnement est conclu mensuellement ou annuellement selon l’intervalle choisi et se prolonge automatiquement de la période de facturation correspondante, sauf résiliation avant son échéance.

La résiliation peut intervenir à tout moment via les paramètres du compte ou par e-mail à support@velro.ch. Elle prend effet à la fin de la période de facturation en cours ; jusque-là, le service reste entièrement utilisable.

Si l’utilisateur supprime un compte d’entreprise ou son compte utilisateur, l’abonnement correspondant prend fin immédiatement. Les montants déjà payés pour la période de facturation restante ne sont pas remboursés dans ce cas.

À l’expiration de l’abonnement, les fonctions du service sont bloquées. Les données enregistrées sont conservées sous forme de compte d’entreprise inactif et redeviennent disponibles après une nouvelle souscription. L’utilisateur peut choisir à tout moment de récupérer ses données (remise dans un format usuel sur demande) ou de les faire supprimer. Elles sont supprimées lorsque l’utilisateur supprime le compte d’entreprise ou son compte utilisateur ou en demande la suppression au fournisseur ; le traitement sur mandat selon le chiffre 8 prend alors également fin. Les délais applicables aux copies de sauvegarde figurent dans la déclaration de protection des données.

7. Disponibilité

Le fournisseur s’efforce d’assurer une haute disponibilité du service. Les travaux de maintenance planifiés sont annoncés à l’avance dans la mesure du possible.

Le fournisseur ne répond pas des interruptions dues à la force majeure, à des dérangements chez des prestataires tiers ou à des circonstances échappant à son contrôle.

8. Protection des données

Le traitement des données personnelles s’effectue conformément à notre déclaration de protection des données ainsi qu’aux dispositions de la loi suisse sur la protection des données (LPD) et, dans la mesure où il est applicable, du règlement général de l’UE sur la protection des données (RGPD).

Traitement sur mandat

Dans la mesure où l’utilisateur traite avec Velro des données personnelles de tiers (notamment les contenus des comptes e-mail et agendas connectés, contacts, offres et factures), l’utilisateur en est le responsable du traitement et le fournisseur le sous-traitant au sens de l’art. 9 LPD et de l’art. 28 RGPD. Le présent chiffre constitue la convention de traitement sur mandat. Le fournisseur :

traite ces données uniquement pour fournir le service et selon les instructions de l’utilisateur découlant de son utilisation et de ses paramètres dans Velro, et non à ses propres fins ;
soumet toutes les personnes ayant accès à une obligation de confidentialité et prend les mesures de sécurité techniques et organisationnelles décrites dans la déclaration de protection des données ;
recourt aux sous-traitants mentionnés dans la déclaration de protection des données (hébergement, sauvegarde des données, fournisseurs d’IA, envoi d’e-mails, traitement des paiements). Il informe à l’avance des nouveaux sous-traitants ; l’utilisateur peut s’y opposer pour un motif important et résilier le contrat dans ce cas ;
informe l’utilisateur sans délai s’il estime qu’une instruction viole le droit applicable en matière de protection des données ;
assiste l’utilisateur pour les demandes des personnes concernées, les analyses d’impact relatives à la protection des données et l’exécution de ses autres obligations, et lui annonce sans délai les violations de la sécurité des données ;
met à la disposition de l’utilisateur, sur demande, toutes les informations nécessaires pour démontrer le respect de ces obligations et permet des vérifications, y compris des inspections par l’utilisateur ou par un auditeur mandaté par lui et tenu au secret, moyennant un préavis raisonnable et en principe pendant les heures de bureau ; la preuve peut aussi être apportée par des rapports d’audit actuels ;
à la fin de la fourniture des prestations, remet les données à l’utilisateur ou les supprime, au choix de ce dernier, sauf obligation légale de conservation (déroulement voir chiffre 6) ; les copies dans les sauvegardes sont écrasées dans les délais mentionnés dans la déclaration de protection des données.

L’utilisateur est responsable de pouvoir traiter licitement les données de ses contacts avec Velro et de remplir ses propres obligations d’information envers ces personnes.

9. Utilisation des fonctions d’IA

Les contenus générés par l’IA (réponses aux e-mails, offres, factures, etc.) sont des propositions et ne sont envoyés ou utilisés qu’après confirmation expresse de l’utilisateur. Font exception les règles de relance que l’utilisateur règle expressément sur l’envoi automatique ; celles-ci envoient le modèle enregistré par l’utilisateur sans autre confirmation. L’utilisateur assume seul la responsabilité de tous les contenus envoyés.

Le fournisseur ne garantit pas l’exactitude, l’exhaustivité ou l’adéquation des contenus générés par l’IA. L’utilisateur est tenu de vérifier les contenus générés par l’IA avant leur utilisation.

Les contenus de l’utilisateur (e-mails, contacts, savoir de l’entreprise, documents) ne sont utilisés ni par le fournisseur ni par les fournisseurs d’IA employés pour entraîner des modèles d’IA. Ils servent exclusivement à fournir la prestation à l’utilisateur concerné.

Les fonctions d’IA sont disponibles dans le cadre d’une utilisation équitable et adaptée à la formule souscrite (fair use). Les limites suivantes s’appliquent :

Le contingent mensuel de propositions de réponse IA dépend du niveau d’IA souscrit.
Un budget de coûts mensuel pour l’utilisation de l’IA s’applique par compte d’entreprise ; il dépend du niveau d’IA et est conçu pour le volume usuel d’une PME. En cas de dépassement, le fournisseur exécute les requêtes d’IA suivantes jusqu’à la fin du mois civil avec un modèle plus économique ; au-delà d’un multiple de ce budget, les requêtes d’IA sont limitées jusqu’à la fin du mois et l’utilisateur reçoit une indication dans l’application.
L’analyse automatique des e-mails entrants est limitée par compte d’entreprise et par jour ; les e-mails reçus au-delà sont enregistrés et affichés. Pour les e-mails des trois derniers jours, l’analyse est rattrapée automatiquement dès que de la capacité se libère ; les plus anciens restent sans analyse automatique.
Pour protéger l’exploitation globale, une limite de coûts journalière s’applique en outre à l’ensemble des clients. Si elle est exceptionnellement atteinte, les requêtes d’IA de tous les clients peuvent passer temporairement par un modèle plus économique ou être limitées jusqu’au lendemain. Il ne s’agit pas d’une mesure contre un utilisateur en particulier.

En cas d’utilisation abusive ou de masse automatisée, le fournisseur peut restreindre davantage les fonctions d’IA.

10. Obligations de l’utilisateur

L’utilisateur s’engage à :

ne pas utiliser le service à des fins illicites
ne traiter aucun contenu contraire au droit en vigueur
traiter ses données d’accès de manière confidentielle et ne pas les transmettre à des tiers
informer sans délai le fournisseur de tout incident de sécurité

11. Responsabilité

Le fournisseur répond des dommages qu’il cause intentionnellement ou par négligence grave. La responsabilité pour négligence légère, pour les dommages indirects, les dommages consécutifs et le manque à gagner est exclue dans la mesure permise par la loi.

L’utilisateur reste lui-même responsable de l’exactitude des contenus établis et envoyés avec Velro (notamment offres, factures et e-mails) ainsi que de la conservation légale de ses documents commerciaux.

12. Propriété intellectuelle

Tous les droits sur le service, le logiciel et les documents associés appartiennent au fournisseur. L’utilisateur reçoit un droit d’utilisation non exclusif et non transmissible pour la durée de l’abonnement.

Les données et contenus saisis par l’utilisateur restent la propriété de l’utilisateur.

13. Modifications des CG

Le fournisseur se réserve le droit de modifier les présentes CG à tout moment. Les modifications sont communiquées aux utilisateurs par e-mail au moins 30 jours à l’avance. La poursuite de l’utilisation du service après l’entrée en vigueur des modifications vaut acceptation. En cas de refus des nouvelles CG, l’utilisateur dispose d’un droit de résiliation extraordinaire.

14. Dispositions finales

Le droit suisse est applicable, à l’exclusion des règles de conflit de lois. Le for est à Reinach BL, Suisse. Pour les consommateurs, les dispositions légales impératives de leur État de domicile s’appliquent.

Si certaines dispositions des présentes CG sont ou deviennent invalides, la validité des autres dispositions n’en est pas affectée. La disposition invalide est remplacée par une règle qui se rapproche le plus du but économique de la disposition invalide.