Créer des factures QR, sans rien ressaisir

Avec Velro, l’offre ou directement l’e-mail du client devient une facture QR suisse avec section paiement. Vous vérifiez, envoyez par e-mail ou par la poste, et voyez ce qui est payé et ce qui reste ouvert.

Comment une facture QR naît dans Velro

Depuis l’offre : si le client a accepté, vous transformez l’offre acceptée en facture d’un clic, aussi répartie en acompte et facture finale.
Depuis l’e-mail : si un client vous écrit une fois le travail terminé, Velro lit tout l’historique et propose les positions avec vos prestations et vos prix. Une offre préalable n’est pas nécessaire.
Manuellement : saisissez vous-même positions, quantités, unités et taux de TVA, avec arrondi aux 5 centimes si vous le souhaitez.

Lors de l’envoi, Velro fige la référence de paiement ainsi que les données de l’entreprise et du client. Elles restent ensuite inchangées, même si vous modifiez plus tard votre adresse ou votre logo. Le décompte et la section paiement QR affichent toujours le montant ouvert actuel lorsque vous téléchargez à nouveau le PDF.

La section paiement QR selon le standard suisse

Chaque facture comporte en bas la section paiement avec récépissé et Swiss QR Code. Vos clients le scannent dans leur e-banking ou leur application bancaire : montant, compte et référence sont déjà remplis.

Référence QR avec un QR-IBAN, sinon Creditor Reference (RF) avec votre IBAN habituel
Adresses structurées pour le bénéficiaire et le débiteur
Numéro et titre de la facture comme communication dans la section paiement
Montant ouvert après acompte, paiements partiels et éventuels frais de rappel

Comment la facture QR est structurée et à quoi faire attention : nous l’expliquons dans le guide sur la facture QR.

Envoyer et garder un œil sur les paiements

Velro envoie la facture en PDF depuis votre propre boîte mail (Gmail, Outlook ou IMAP), avec un texte d’accompagnement et un récapitulatif des montants dans l’e-mail. Vous saisissez ensuite les paiements, voyez les paiements partiels et le solde. Les factures échues sont marquées automatiquement et vous pouvez les relancer avec un rappel de paiement ou une sommation.

Votre identité visuelle sur chaque facture

Logo, couleur d’accent, police, style de tableau et pied de page se règlent une seule fois. L’aperçu montre le vrai PDF avec les données de votre entreprise. Offres et factures ont ainsi une présentation homogène.

Questions fréquentes

Ai-je besoin d’un QR-IBAN pour les factures QR ?

Non. Avec votre IBAN habituel, Velro crée des factures QR avec une Creditor Reference (référence RF). Si votre banque vous a attribué un QR-IBAN, Velro utilise automatiquement la référence QR à 27 chiffres.

Puis-je établir des factures d’acompte et des factures finales ?

Oui. Vous pouvez répartir une offre en une facture d’acompte et une facture finale. La facture finale déduit automatiquement l’acompte, la section paiement QR ne contient que le solde.

Que se passe-t-il si le client ne paie qu’une partie ?

Vous saisissez le paiement partiel, Velro affiche le solde ouvert et marque la facture comme échue une fois le délai passé. Les rappels de paiement contiennent une section paiement QR portant exactement sur le montant ouvert.

Puis-je aussi envoyer les factures QR par la poste ?

Oui. Le PDF est conçu pour les enveloppes à fenêtre suisses (à gauche ou à droite). Pour l’envoi postal, imprimez-le sur du papier perforé pour la section paiement QR (comme l’exige le standard) et enregistrez la facture comme envoyée par la poste dans Velro.

Dans quelles monnaies la section paiement QR fonctionne-t-elle ?

La section paiement QR suisse est définie pour le franc (CHF) et l’euro (EUR). Pour les autres monnaies, Velro indique la relation bancaire sur la facture.

De la demande client à la facture QR payée

Velro rédige réponses, offres et factures QR suisses directement depuis vos e-mails. Essai gratuit de 14 jours.