Zahlungserinnerung und Mahnung in der Schweiz: so gehen KMU vor

Wann ist ein Kunde in Verzug?

Massgebend ist Art. 102 des Obligationenrechts (OR). Ist eine Forderung fällig, gerät der Schuldner grundsätzlich erst durch eine Mahnung in Verzug. Haben die Parteien jedoch einen bestimmten Verfalltag vereinbart, zum Beispiel «zahlbar bis 31. Oktober», tritt der Verzug mit Ablauf dieses Tages ein, auch ohne Mahnung.

Für die Praxis heisst das: Der Verfalltag muss mit dem Kunden vereinbart sein. Ein Datum, das nur auf der Rechnung steht, genügt dafür nicht automatisch. Am sichersten halten Sie die Zahlungsfrist schon in der Offerte fest, die der Kunde mit dem Auftrag annimmt. «Zahlbar innert 30 Tagen» ist üblich, ob daraus ein bestimmter Verfalltag wird, ist rechtlich aber nicht in jedem Fall eindeutig.

Der übliche Ablauf in drei Stufen

1. Zahlungserinnerung: Wenige Tage nach Ablauf der Frist, freundlich formuliert. Oft ging die Rechnung schlicht vergessen. Eine neue Frist von 10 bis 14 Tagen ist üblich.
2. 1. Mahnung: Bleibt die Zahlung aus, folgt eine bestimmtere Mahnung mit erneuter Frist. Hier kommen allenfalls vereinbarte Mahngebühren dazu.
3. Letzte Mahnung: Sie kündigt an, dass ohne Zahlung weitere Schritte folgen, zum Beispiel die Betreibung.

Die Zahl der Stufen ist nicht gesetzlich vorgeschrieben. Wichtig ist ein klarer, gleichbleibender Ablauf, damit Kunden wissen, woran sie sind.

Was in eine Mahnung gehört

• Rechnungsnummer, Rechnungsdatum und ursprüngliche Fälligkeit
• Rechnungsbetrag, bereits erhaltene Zahlungen und der offene Betrag
• Allfällige Mahngebühren und Verzugszins, getrennt ausgewiesen
• Eine neue, konkrete Zahlungsfrist mit Datum
• Ein Einzahlungsschein über den offenen Betrag, heute als QR-Zahlteil
• Ein Satz für den Fall, dass die Zahlung bereits unterwegs ist

Mahngebühren und Verzugszins

Verzugszins: Ab Verzug schuldet der Kunde laut Art. 104 OR einen Zins von 5 Prozent pro Jahr, sofern vertraglich kein anderer Satz vereinbart ist. Bei kleinen Beträgen und kurzen Verzögerungen verzichten viele KMU darauf.

Mahngebühren: Das Gesetz kennt keine pauschalen Mahngebühren. Sie sind dann durchsetzbar, wenn sie vereinbart wurden, etwa in den AGB, die der Kunde akzeptiert hat. Ohne solche Vereinbarung kannst du über den Verzugszins hinaus nur einen nachgewiesenen Verspätungsschaden geltend machen (Art. 106 OR).

Und nach der letzten Mahnung?

Bleibt auch die letzte Mahnung ohne Wirkung, ist der nächste Schritt meist die Betreibung. Du stellst beim Betreibungsamt am Wohnsitz bzw. Sitz des Schuldners ein Betreibungsbegehren. Das Amt stellt dem Schuldner einen Zahlungsbefehl zu. Er kann innert zehn Tagen Rechtsvorschlag erheben, dann musst du deine Forderung auf dem Rechtsweg durchsetzen.

Vorher lohnt sich oft ein Anruf oder eine persönliche Nachricht. Viele Zahlungsverzögerungen haben einfache Gründe, etwa eine falsche Adresse oder eine offene Frage zur Rechnung.

Mahnen, ohne Briefe zu schreiben

Mit dem Mahnwesen von Velro erstellst du Zahlungserinnerung, 1. Mahnung und letzte Mahnung mit wenigen Klicks: mit Betragsaufstellung, neuer Frist und QR-Zahlteil über den offenen Betrag. Auf Wunsch meldet dir Velro fällige Mahnungen oder verschickt sie automatisch.

Dieser Artikel gibt einen allgemeinen Überblick und ersetzt keine Rechtsberatung. Bei konkreten Fällen hilft dir eine Fachperson, etwa dein Treuhänder oder eine Anwältin.