Offerte schreiben: Aufbau, Inhalt und Tipps für KMU

Eine gute Offerte ist klar, vollständig und schnell beim Kunden. Hier findest du, was hineingehört, wie lange sie gilt und wie du aus einer Anfrage zügig eine überzeugende Offerte machst.

Von Elias Felder · aktualisiert am 4.10.2026

Was in eine Offerte gehört

Absender und Empfänger: Firmenname, Adresse, Kontaktperson; bei MWST-Pflicht deine UID mit MWST-Zusatz.
Datum, Offertnummer und Gültigkeit: zum Beispiel «gültig bis 15. November».
Titel und kurze Beschreibung: worum es geht, in den Worten des Kunden.
Positionen: Leistung, Menge, Einheit, Einzelpreis und Total je Zeile.
Summen: Zwischensumme, MWST und Gesamtbetrag in Franken.
Bedingungen: Zahlungsbedingungen, allfällige Anzahlung, Ausführungstermin.
Hinweise: was nicht enthalten ist, zum Beispiel Material, Entsorgung oder Anfahrt.

Positionen verständlich formulieren

Der Kunde sollte jede Position ohne Rückfrage verstehen. Statt «Arbeit 8 h» besser «Wände und Decken streichen, 2 Schichten, 8 Stunden». Gruppiere zusammengehörige Leistungen, und trenne Arbeit und Material, wenn der Kunde Preise vergleichen will.

Pauschalen schaffen Sicherheit für beide Seiten. Bei unklarem Aufwand ist ein Stundensatz mit geschätzter Stundenzahl ehrlicher, dann aber mit dem Hinweis, dass nach Aufwand abgerechnet wird.

Gültigkeit und Verbindlichkeit

Eine Offerte ist nach Schweizer Recht ein verbindlicher Antrag (Art. 3 ff. OR). Mit Gültigkeitsfrist bist du bis zu deren Ablauf gebunden. Willst du dich nicht binden, muss das klar erkennbar sein, etwa mit «unverbindliche Offerte» (Art. 7 OR). Eine Frist von 30 Tagen ist in vielen Branchen üblich.

MWST richtig ausweisen

Satz	Gilt für
8.1 %	Normalsatz, die meisten Leistungen und Waren
2.6 %	Reduzierter Satz, etwa Lebensmittel, Bücher, Medikamente
3.8 %	Beherbergung

Bist du nicht mehrwertsteuerpflichtig, weist du keine MWST aus, auch nicht mit 0 %. Ein kurzer Hinweis wie «nicht mehrwertsteuerpflichtig» schafft Klarheit.

Schneller zur Offerte

Antworte rasch: Wer zuerst eine saubere Offerte schickt, hat oft einen Vorsprung.
Arbeite mit Vorlagen: Standardleistungen und Preise einmal sauber erfassen statt jedes Mal neu schreiben.
Nachfassen: Kommt nach einer Woche keine Antwort, hilft eine kurze, freundliche Nachfrage.
Gleich weiterdenken: Sagt der Kunde zu, sollte daraus ohne Abtippen die Rechnung entstehen.

Genau dafür gibt es Offerten in Velro: Velro liest die Kundenanfrage, füllt die Offerte mit deinen Leistungen und Preisen, erkennt die Antwort des Kunden und macht aus der angenommenen Offerte eine QR-Rechnung.

Dieser Artikel gibt einen allgemeinen Überblick und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung.

Quellen

Häufige Fragen

Ist eine Offerte verbindlich?

Ja, grundsätzlich bist du an eine Offerte gebunden (Art. 3 ff. OR). Mit einer Gültigkeitsfrist gilt sie bis zum Ablauf dieser Frist. Willst du dich nicht binden, musst du das ausdrücklich festhalten, zum Beispiel mit «unverbindlich» (Art. 7 OR).

Wie lange sollte eine Offerte gültig sein?

Das hängt von deiner Branche ab. Üblich sind 30 Tage. Bei stark schwankenden Materialpreisen kann eine kürzere Frist sinnvoll sein.

Muss ich die MWST in der Offerte ausweisen?

Bist du mehrwertsteuerpflichtig, gehört die MWST in die Offerte, damit der Kunde den Endpreis kennt. Seit 2024 gelten 8.1 % (Normalsatz), 2.6 % (reduzierter Satz) und 3.8 % (Beherbergung). Ohne MWST-Pflicht weist du keine MWST aus.

Offerte oder Kostenvoranschlag?

Im Alltag werden die Begriffe oft gleich verwendet. Beim Werkvertrag kann ein Kostenvoranschlag als ungefähre Schätzung gelten, die unter Umständen überschritten werden darf. Ein fester Preis sollte als solcher bezeichnet werden.

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