La fattura QR in Svizzera: struttura, riferimenti ed errori frequenti

Cos’è una fattura QR?

Una fattura QR è una fattura con una sezione di pagamento standardizzata. L’elemento centrale è lo Swiss QR Code con la croce svizzera al centro. Contiene tutti i dati di pagamento: conto, beneficiario, importo, valuta, riferimento e comunicazione. Chi paga scansiona il codice nell’e-banking o nell’app della banca invece di digitare cifre.

La fattura QR è stata introdotta il 30 giugno 2020. Dal 1° ottobre 2022 le vecchie polizze di versamento rosse e arancioni non vengono più elaborate.

Struttura: ricevuta e sezione di pagamento

In fondo alla fattura, di solito sulla prima pagina, c’è una striscia di 210 × 105 mm, cioè l’intera larghezza di un A4. Si compone di due parti:

• Ricevuta a sinistra (62 × 105 mm): i dati principali per chi paga, per esempio per un versamento allo sportello postale.
• Sezione di pagamento a destra (148 × 105 mm, A6 orizzontale): lo Swiss QR Code (46 × 46 mm) e accanto gli stessi dati in forma di testo.

Nell’area della sezione di pagamento non deve esserci nient’altro. Se invii la fattura su carta, deve essere stampata su carta perforata, così la sezione di pagamento si stacca correttamente. Nelle fatture PDF una linea con il simbolo delle forbici delimita invece la sezione di pagamento.

Quale riferimento si adatta al mio conto?

Un riferimento QR funziona solo con un QR-IBAN, che richiedi alla tua banca. Per la maggior parte delle piccole aziende basta l’IBAN abituale con Creditor Reference. Anche così i pagamenti si attribuiscono chiaramente a una fattura.

Dati obbligatori nella sezione di pagamento

• Conto (IBAN o QR-IBAN) e beneficiario con indirizzo
• Valuta: CHF o EUR
• Importo (facoltativo, ma usuale per le fatture)
• Debitore con indirizzo (consigliato, per poter attribuire il pagamento)
• Riferimento e informazioni supplementari, per esempio il numero di fattura

Gli indirizzi devono essere strutturati, cioè via e numero civico, NPA e località in campi separati. La vecchia forma di indirizzo combinata non è più ammessa dal 21 novembre 2025. Verifica quindi che il tuo software di fatturazione salvi gli indirizzi separatamente.

Errori frequenti

• Riferimento QR con IBAN abituale: la banca rifiuta il pagamento. Con un IBAN abituale il codice deve contenere un riferimento RF o nessun riferimento.
• Indirizzo del cliente incompleto: se mancano via o località, il software non può indicare un debitore valido e la riconciliazione diventa più difficile.
• Codice QR stampato troppo piccolo: se la sezione di pagamento viene ridotta, il codice spesso non si legge più.
• Importo aperto sbagliato dopo pagamenti parziali: con acconti, pagamenti parziali o solleciti la sezione di pagamento deve mostrare l’importo effettivamente aperto.

Fatture QR senza ridigitare

Con Velro la fattura QR nasce direttamente dall’offerta accettata o dall’e-mail del cliente. Tipo di riferimento, indirizzi strutturati e importo aperto dopo acconti e pagamenti parziali vengono impostati automaticamente. Se una fattura resta aperta, la solleciti con un promemoria di pagamento, di nuovo con sezione di pagamento QR.

Fanno stato le Implementation Guidelines svizzere di SIX sulla fattura QR. Questo articolo offre una panoramica e non sostituisce la consulenza della tua banca.