Creare fatture QR senza ridigitare nulla

Con Velro l’offerta o direttamente l’e-mail del cliente diventa una fattura QR svizzera con sezione di pagamento. Controlli, invii per e-mail o per posta e vedi cosa è pagato e cosa resta aperto.

Come nasce una fattura QR in Velro

Dall’offerta: se il cliente ha accettato, trasformi l’offerta accettata in fattura con un clic, anche suddivisa in acconto e fattura finale.
Dall’e-mail: se un cliente ti scrive a lavoro concluso, Velro legge tutto lo scambio e propone le posizioni con i tuoi servizi e prezzi. Non serve un’offerta precedente.
A mano: inserisci tu posizioni, quantità, unità e aliquota IVA, se vuoi con arrotondamento ai 5 centesimi.

Al momento dell’invio Velro fissa il riferimento di pagamento e i dati dell’azienda e del cliente. Restano poi invariati, anche se in seguito cambi indirizzo o logo. Il riepilogo degli importi e la sezione di pagamento QR mostrano sempre l’importo aperto attuale quando scarichi di nuovo il PDF.

La sezione di pagamento QR secondo lo standard svizzero

Ogni fattura riporta in basso la sezione di pagamento con ricevuta e Swiss QR Code. I tuoi clienti lo scansionano nell’e-banking o nell’app della banca: importo, conto e riferimento sono già compilati.

Riferimento QR con QR-IBAN, altrimenti Creditor Reference (RF) con il tuo IBAN abituale
Indirizzi strutturati per beneficiario e debitore
Numero e titolo della fattura come comunicazione nella sezione di pagamento
Importo aperto dopo acconto, pagamenti parziali ed eventuali spese di sollecito

Com’è strutturata la fattura QR e a cosa fare attenzione lo spieghiamo nella guida alla fattura QR.

Inviare e tenere d’occhio i pagamenti

Velro invia la fattura in PDF dalla tua casella di posta (Gmail, Outlook o IMAP), con testo di accompagnamento e riepilogo degli importi nell’e-mail. Poi registri i pagamenti, vedi pagamenti parziali e saldo. Le fatture scadute vengono segnate automaticamente e puoi sollecitarle con un promemoria o un sollecito di pagamento.

Il tuo design su ogni fattura

Logo, colore d’accento, carattere, stile della tabella e piè di pagina li imposti una sola volta. L’anteprima mostra il vero PDF con i dati della tua azienda. Offerte e fatture hanno così un aspetto uniforme.

Domande frequenti

Mi serve un QR-IBAN per le fatture QR?

No. Con il tuo IBAN abituale Velro crea fatture QR con una Creditor Reference (riferimento RF). Se la tua banca ti ha assegnato un QR-IBAN, Velro usa automaticamente il riferimento QR a 27 cifre.

Posso emettere fatture d’acconto e fatture finali?

Sì. Puoi suddividere un’offerta in una fattura d’acconto e una fattura finale. La fattura finale deduce automaticamente l’acconto, la sezione di pagamento QR contiene solo il saldo.

Cosa succede se il cliente paga solo una parte?

Registri il pagamento parziale, Velro mostra il saldo aperto e segna la fattura come scaduta allo scadere del termine. I promemoria di pagamento contengono una sezione di pagamento QR esattamente sull’importo aperto.

Posso inviare le fatture QR anche per posta?

Sì. Il PDF è pensato per le buste a finestra svizzere (a sinistra o a destra). Per l’invio postale lo stampi su carta con perforazione per la sezione di pagamento QR (come richiesto dallo standard) e registri la fattura in Velro come inviata per posta.

In quali valute funziona la sezione di pagamento QR?

La sezione di pagamento QR svizzera è definita per franchi (CHF) ed euro (EUR). Per altre valute Velro riporta la relazione bancaria sulla fattura.

Dalla richiesta del cliente alla fattura QR pagata

Velro scrive risposte, offerte e fatture QR svizzere direttamente dalle tue e-mail. Prova gratuita di 14 giorni.